Un mare avantaj al platformei EPLAN este faptul ca toate aceste persoane pot sa lucreze in acelasi mediu si pe aceleasi baze de date. De aceea este foarte importanta gestionarea drepturilor pe care le are fiecare utilizator in accesarea acestor date, dar si zonele din proiecte care le sunt alocate. Pentru a acoperi aceste nevoi specifice, EPLAN ofera doua functii importante: User rights management si Multiuser management.

Modulul de gestionare a drepturilor de utilizatori functioneaza similar cu cel din MS Windows; acesta permite definirea de grupuri de utilizatori cu diverse atributii si drepturi corespunzatoare, incepand cu Administratorii de sistem cu drepturi complete, Editorii de scheme care au posibilitatea sa creeze si sa modifice schemele electrice, pneumatice sau diagramele de proces, Editorii de master data care au sarcina de a intretine bazele de date, cartusele si formele. In plus fata de aceste grupuri standard, fiecare companie are posibilitatea sa isi defineasca propriile categorii de utilizatori, in functie de necesitati. Pentru fiecare grup, se poate defini detaliat la nivel de optiune din meniu ce functii pot accesa utilizatorii de acel tip.

In continuare, fiecarui utilizator al sistemului i se asociaza una sau mai multe categorii de  utilizatori, acest lucru ajustand meniurile si barele de butoane ale sistemului pentru a permite utilizatorului sa faca doar operatiile ce au fost activate pentru acel grup de utilizatori. Identificarea utilizatorilor la pornirea aplicatiei se poate face fie printr-o fereastra suplimentara de Login cu nume de utilizator si parola sau se poate folosi utilizatorul din MS Windows.